経費の精算について【旅費交通費】

なぜこの記事を書こうかと思ったかというと
私の会社には役職付なのに、経費を精算する時に領収証を出さない人がいます。
提出を求めると　忙しいとか　嫌がらせだとか　わけのわからないこと言ってきたリ
どうして領収証が必要かとか詳細に説明すると　むかつく　と言ってきたりするんですよ。

そんな人間が一人でも減ればいい

そんな思いを込めて記事にしました。

しかしいつも通り　小さな会社の経理方法ですので
大きな会社には参考にならないかもしれません。

それでも書く。書いてすっきりしてやる…。

経費の精算とは

経費の精算とは、営業さんだったら営業活動にかかった交通費や宿泊費など　
会社の営業活動でかかった費用を立て替えたものを精算（会社に請求）することです。

私の勤め先だと以下の項目が多いですね。

• ・旅費交通費
• ・通信費
• ・接待交際費
• ・消耗品費
• ・雑費（コピー代とか）

ここで注意なのは、何でもかんでも　経費だ！　と、思ってはいけないという事です。

会社によっては○○円までだったら食事代も費用計上してOkとか、ルールがありますので
会社の規定を調べて、貰えるものは貰いましょう！

逆に、費用計上できないものを無理やり精算に混ぜるのはやめましょう。

無理やり提出してきて「落ちないのはなんでだ！」とか「いやがらせだ！」とか、いちゃもんをつけるのはやめましょう。

ルールはルールです。
会社はあなたのお財布ではありません。
きちんと確認しましょうね。

やり方

ここではとりあえず交通費の経費精算について記入します。
普通の会社であれば
　稟議書のような書類があり、何に使ったかなど詳細に書く必要があると思います。
　これをめんどくさいと言う人がいますが、自分の家のお金が何に使われているかわからないのに減っていたり
　理不尽な使い方をされていたら腹が立ちますよね？？

会社は個人のお財布ではありませんので、使用用途等明確にするのは当然かと思います。

その為　稟議書→稟議書通りになっているかチェック→精算書の作成となります。

会社の為に使用していないものを経費とは呼べません。

が、世の中、そんなきちんとした会社ばかりではありません。

こちらは私の職場のケースですが。
稟議書とかはなく、かかったものを精算書という用紙に使用用途と金額を明記して、領収証を貼り付けて提出するようになっております。
精算書を確認して上司の許可が貰えれば支払われるという仕組みです。

内容は正確に

ここで、この記事を書くことに至ったポイントです。

内容は正確に。
領収証がないのに精算ができると思わない事。です。
領収証を無くしたとしましょう、無くしたとしたら経理に相談です。
だいたいの会社であれば、支払証明書のような書類を作成して精算してくれたり
内容がわかるものを添付すればOKと言ってくれるところがほとんどだと思います。

決して

A県からB県　○○○○○円

なんてアバウトな内容で領収証も添付しないで合計金額だけ書いて精算書を提出するなんてことをしてはいけません。
経理は、税務調査でチェックを受けることを想定して仕事をしています。
移動方法・乗り換えの地点・金額は細かく記載する必要があります。
支払いの根拠がなければ経費として認められないからです。
経費として認められない場合、会社は追加で税金を支払わなければならなくなることもあります。

なんのために
どうして
どこからどこまで
なにで
かかった明細金額は

そう言ったことをきちんと記入しましょう。

例えば　
何のために・どうして：営業活動の為　
どこからどこまで　　：A県からB県まで行った　
なにで・明細金額は　：C駅からD駅まではバス○○○円　
　　　　　　　　　　　E駅からF駅まで電車で○○○○円　
　　　　　　　　　　　合計金額　○○○○円

ですね。
更にネットで調べて明細をくっつける方法でもいいと思います。
今の時代　簡単に調べられると思います。

根拠を提出する。
これ大事。

経費精算で困っている皆様へ

わからないことはまずは経理に相談です。
経理の人間と話がしずらいとか聞きにくい雰囲気とか言っている人がいますが
聞いて教えてくれない人はいないと思うんですけれどね…。

そういう場合は、一回聞いて覚えて、次から聞かないようにすればいいと思うので
頑張って聞いてみてください。としか言えないです…。

経理嫌いって言う営業さんも多いと思うんですが　
営業嫌いって思っている経理も結構いるのではないでしょうか（苦笑）

私が言いたかったことまとめ

良いですか。
経理は決して意地悪で言っているのではありません。

経費精算書は原本を保管することが決まっています。（7年だったはず。）
決して嫌がらせで言っているのではありません。

私（経理）からしたら、嫌いな人間と話なんかしたくありません。
仕事上仕方なく、指摘しているだけです。
それでも指摘するのは、それが仕事だからです。

あと、私が困ったことは「今すぐ払え」と言ってくる人がいることでしたね。
終業時間ぎりぎりに提出してきて、上司の許可が下りないから明日以降になりますと伝えたらキレる。
何事にも手順ってものがございます。

一人一人が責任感と会社に所属していると言う自覚をもって行動していけば
こんな問題は起きないと思います。

経理に感謝しろなんて言いませんが
経理だって仕事だからやっているだけです。
それが仕事として成り立っているのは、税金などの関係できちんと記録する必要があるからです。

今回は旅費交通費に関して書きました。
かなり私情が入りまくった記事になってしまったので
そのうち訂正するかもしれません。

よろしくお願いいたします。